16/6/2019
Ein professionell geplantes Event läuft immer nach den unumstößlichen Regeln des Projektmanagements ab und, um es planen zu können, brauchen wir im Vorfeld Ziele, Ressourcen und Termine.
Ziele können Kontaktziele, ökonomische Ziele aber auch außerökonomische Ziele sein, die kurzfristig oder langfristig angelegt sein können. Kontaktziele sind Anzahl der Anmeldungen und Teilnehmer also die Leadgenerierung sowie die Bewertung deren Qualität oder Leadquotation. Ökonomische Ziele bewerten den Umsatz oder Gewinn und außerökonomische Ziele sollen Aufmerksamkeit erzeugen und die emotionale Bindung vertiefen. Kurzfristig sind Ziele wie die Aktivierung von Menschengruppen für bestimmte Interaktionen. Langfristig sind Ziele, die Veränderung oder Verfestigung des Markenbildes bewirken, die zur Folge haben, Produkte der Marke zu kaufen.
Ressourcen sind einerseits die menschlichen Ressourcen und weiter das Equipment, also die Geräte und Hardware, die man braucht. Auch das geplante Budget gehört dazu. Und natürlich Termine. Jedes Projekt hat einen Starttermin und einen Endtermin. Und dazwischen je nach Länge der Vorbereitungen mehr oder weniger Meilensteine, die erreicht werden müssen. Wenn vorab nur eines dieser drei Elemente fehlt oder unklar ist, sollte man das Projekt keinesfalls beginnen.
Am Anfang steht also immer das Konzept. Ein Papier oder Projekthandbuch, in dem vorher alles so detailliert wie möglich durchdacht ist. Und je besser man alle aufkommenden Prozesse gedacht und aufgezeichnet hat, desto weniger Fehler treten auf, die unter Umständen richtig teuer oder peinlich werden können.
Gerade Events sind sehr operativ und wenn zeitliche Abläufe, Equipment und Zuständigkeiten nicht bis ins letzte Detail geplant worden sind, fehlt auf der Bühne das passende Mikrofon oder der Koch weiß nicht, wann er sein Catering bereitstellen soll.
Aktuelles Beispiel fĂĽr ein gut konzeptioniertes Outdoor-Event unserer Agentur ist die Umsetzung der Family & Fun Abenteuertage im Freizeitbad Grafenwerth auf Bad Honnefs Insel im Rhein, dass wir genau nach diesen Regeln konzeptioniert haben und das am 6. Und 7. Juli 2019 mehrere Tausend Besucher in das Freizeitbad Grafenwerth in Bad Honnef ziehen wird.
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